Atlassian Confluence Tutorial para iniciantes: um guia completo

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Atlassian Confluence Tutorial para iniciantes: como usar o software Confluence

Em nosso tutorial anterior neste Série de treinamento JIRA para todos , nós aprendemos sobre Zephyr para JIRA . Aqui, neste tutorial, exploraremos o Atlassian Confluence em detalhes.

Conforme definido no dicionário Merriam-Webster, a palavra confluência significa “Uma vinda ou um fluir junto, um encontro ou uma reunião em um ponto”.

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Fiel à definição O software Confluence, desenvolvido pela Atlassian, é um eficaz software de colaboração em equipe que fornece uma plataforma comum para as equipes trabalharem juntas e compartilharem informações de forma eficiente.

Esta é uma ótima ferramenta para centralizar o repositório de conhecimento. O Confluence pode ser considerado quase como um wiki com ferramentas avançadas de criação de conteúdo.

O Confluência A ferramenta de colaboração de conteúdo está disponível como um SaaS, ou seja, baseado em assinatura hospedado centralmente na nuvem, bem como um aplicativo auto-hospedado com uma opção de instalação de servidor dedicado interno ou utilização de Datacenters Confluence.

Neste tutorial do Confluence, discutiremos os recursos da opção baseada em assinatura.

Download: Você pode baixar essa ferramenta em esta página .

O que você aprenderá:

• Por que precisamos do Confluence?
• Vantagens
• Familiarizando-se com a terminologia
  • Painel
  • Conceito de Espaços
  • Barra Lateral do Espaço
  • Menu de cabeçalho
  • Funcionalidade de criação
• Como criar e gerenciar seu próprio espaço e páginas
  • Etapa 1: Criando seu espaço
  • Etapa 2: Criação de novas páginas
  • Etapa 3: opções de formatação
• Documento de amostra
• Algumas perguntas frequentes
• Conclusão
• Leitura recomendada

Por que precisamos do Confluence?

Com que frequência nós, testadores, levantamos bugs apenas para descobrir que os requisitos foram alterados algum tempo após o início do desenvolvimento e devido à falta de comunicação sobre a mudança, os testadores não foram informados dessa mudança antes do início do teste?

Como resultado, o bug relatado é então fechado como Inválido . Isso pode ser frustrante para os testadores, pois sua credibilidade é afetada junto com a confusão e a incerteza sobre quais outras alterações não comunicadas podem estar presentes no aplicativo que está sendo testado.

Outro incômodo comum é quando informações importantes ficam escondidas sob cadeias de e-mails em vários segmentos de correio e são difíceis de recuperar.

As ferramentas de colaboração são uma boa solução para esses cenários porque:

• Todas as informações são armazenadas em um local central, o que as torna facilmente acessíveis a todos os usuários, para que não haja mais digitalização de cadeias de e-mail ou notas de reuniões para procurar as informações necessárias
• Todas as atualizações feitas nas informações acionam uma notificação para outros usuários, o que torna mais fácil para os usuários se manterem atualizados sobre as discussões mais recentes
• Esta ferramenta tem uma curva de aprendizado fácil, então não requer nenhum treinamento especial ou certificação para começar a usar esta ferramenta
• Existem inúmeras aplicações da vida real para as quais a confluência pode ser usada. Estaremos discutindo algumas dessas aplicações neste artigo

Vantagens

# 1. Gerenciamento de conteúdo

O gerenciamento de conteúdo inclui a criação, manutenção, organização e exclusão de conteúdo. As ferramentas de criação de conteúdo são fáceis de usar e incluem uma variedade de funções - desde formatação básica de texto, criação de tabelas até vinculação de documentos e incorporação de macros.

O conteúdo pode ser organizado em espaços separados, classificado e organizado em ordem hierárquica conforme necessário.

# 2. Procurar

Esta ferramenta suporta uma pesquisa de texto completo para todo o conteúdo. Os resultados da pesquisa incluirão quaisquer resultados correspondentes para o texto no conteúdo principal da página e comentários. Isso resulta em uma pesquisa muito detalhada.

# 3. Modelos de confluência

Essa ferramenta vem com alguns modelos de práticas recomendadas que podem ser usados ​​para criar páginas pré-formatadas.

# 4. Integração com JIRA

JIRA e Confluence são desenvolvidos pela Atlassian e têm integração perfeita um com o outro. O trabalho de desenvolvimento pode ser rastreado no JIRA e os relatórios correspondentes podem ser gerados por link automático.

# 5. Versão de página e arquivo

Como esta é uma ferramenta de colaboração, nem é preciso dizer, ela seria usada por várias equipes multifuncionais em todos os níveis várias vezes. Para acompanhar as mudanças feitas desde a última edição, o Confluence salva a versão mais antiga das páginas e arquivos automaticamente.

Esta versão mais antiga pode ser usada para comparar a diferença ou até mesmo reverter a última edição, se necessário.

# 6. Comentários

O feedback da equipe na forma de comentários pode ser colocado nas páginas e sempre referido ou mesmo pesquisado quando necessário.

# 7. Gestão de Usuários

Permissões baseadas em usuários e grupos podem ser configuradas. É ainda possível configurar permissões separadas de visualização, edição e administração para cada espaço. Discutiremos o conceito de espaço na próxima seção.

# 8. Complementos e plug-ins

Esta ferramenta possui uma ampla gama de plug-ins adicionais disponíveis que podem ser usados ​​para executar funções acima e além do padrão que a ferramenta tem a oferecer. Alguns add-ons populares são Draw.io Diagrams, Balsamiq Mockups, Scroll PDF exporter, etc.

Familiarizando-se com a terminologia

Painel

O painel é a página inicial que um usuário conectado vê após o login bem-sucedido. O painel fornece um instantâneo rápido das atualizações recentes feitas pela equipe, juntamente com as atualizações recentes feitas pelo próprio usuário.

Junto com as atualizações, o painel também mostra os Espaços dos quais o usuário é membro. Discutiremos mais espaços na próxima seção. A barra lateral contendo atualizações e detalhes do espaço pode ser recolhida para otimizar a experiência de visualização.

Abaixo está um exemplo do Painel do Confluence.

O painel é personalizável e o administrador pode configurar um painel universal que todos os usuários verão.

Conceito de Espaços

De acordo com o dicionário Merriam-Webster, um dos significados da palavra espaço significa “Uma extensão limitada em uma, duas ou três dimensões”. Os espaços nesta ferramenta são uma forma de organizar o conteúdo. Os espaços podem ser considerados contêineres de arquivos individuais, onde o conteúdo pode ser categorizado e organizado de uma maneira significativa.

Não existe uma regra padrão de quantos espaços precisam ou devem ser criados. O usuário pode criar qualquer número de espaços com seus próprios propósitos específicos para facilitar a colaboração dentro das equipes.

Abaixo está um exemplo de espaços sendo criados com base nas diferentes unidades organizacionais.

O diretório de espaço contém uma lista de todos os espaços que são criados por confluência. Você pode navegar pelos espaços com base no tipo de espaço - site, pessoal ou meus espaços. Meus espaços referem-se aos sites criados pelo próprio usuário logado e podem ser sites ou espaço pessoal.

Abaixo está um exemplo do diretório de espaço.

A confluência permite a criação de dois espaços - espaços de site e espaços pessoais. Abaixo está uma comparação desses tipos de espaço:

Barra Lateral do Espaço

A barra lateral de espaço é um menu recolhível no espaço e nas páginas e é usada para navegar em diferentes páginas. As páginas são mostradas na forma de uma estrutura de árvore hierárquica.

Menu de cabeçalho

O menu de cabeçalho é visível em todas as páginas e contém o logotipo do Confluence e um menu padrão com opções padrão - Espaços, Pessoas, Criar, menu de ajuda, notificações e gerenciamento de perfil pessoal. Este menu de cabeçalho é personalizável e mais opções de menu podem ser exibidas conforme exigido pelo usuário

Esta página do painel é acessível a partir de qualquer página - o usuário pode clicar no logotipo no menu principal e o usuário será redirecionado para o painel.

Funcionalidade de criação

A funcionalidade de criação é usada para criar novas páginas em quaisquer espaços escolhidos na ordem hierárquica desejada. Discutiremos essa funcionalidade com mais detalhes na próxima seção.

A imagem abaixo resume as principais funcionalidades que você usaria como um usuário de confluência:

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(Imagem fonte )

Como criar e gerenciar seu próprio espaço e páginas

Nesta seção, discutiremos como criar e gerenciar seu próprio espaço e páginas do zero.

Etapa 1: Criando seu espaço

Agora escolha o tipo de espaço que deseja criar

Agora preencha as informações necessárias na próxima etapa. Você deverá inserir o nome do espaço, uma tecla de espaço e outros campos obrigatórios ou opcionais, dependendo do tipo de espaço escolhido.

A chave de espaço é uma chave exclusiva usada na URL do espaço e é gerada automaticamente quando o usuário digita o nome do Espaço, mas você pode alterá-lo se necessário.

Parabéns, você acabou de criar com sucesso o seu primeiro espaço Confluence !!

Agora, vamos prosseguir para a criação de algumas páginas e conteúdo para compartilhar neste espaço recém-criado.

Etapa 2: Criação de novas páginas

Você tem a opção de criar uma nova página em branco ou escolher um dos modelos disponíveis. A primeira página será criada como a página pai. As páginas subsequentes podem ser criadas nesta página principal ou como uma página separada, dependendo de como você deseja estruturar seu espaço.

• Criação de uma página em branco

• Criação de página a partir de modelos disponíveis

Dependendo do modelo escolhido, você deverá executar algumas etapas adicionais, como inserir o nome da página, etc. Eu escolhi o modelo de reunião Retrospectiva e fui solicitado a inserir o Título e os Participantes.

A nova página será criada e você pode editar e preencher as informações necessárias.

Etapa 3: opções de formatação

Esta ferramenta possui uma grande variedade de opções de formatação e exibição de texto. Vamos discutir algumas opções comumente usadas na barra de menu de formatação de texto brevemente.

• Estilos de formatação - existem vários estilos de construção disponíveis para o texto, por exemplo, Parágrafo, títulos, citação, etc.

• Opções relacionadas à fonte - funcionalidade básica para atualizar a cor da fonte, colocar o texto em negrito, itálico, etc. é fornecida

• Listas - Por padrão, existem 3 tipos de opções de lista fornecidas - lista de marcadores, lista numerada e lista de tarefas. A lista de tarefas é mostrada por uma caixa de seleção na frente dela. Uma caixa de seleção pode ser marcada após a tarefa ser concluída para indicar a conclusão

• Opções de alinhamento - O texto pode ser alinhado à esquerda, direita ou centro, conforme necessário

• Layout da página - Usando esta opção, o usuário pode definir seções dentro do documento e gerenciar o layout da página

• Inserindo arquivos e imagens - O usuário pode fazer upload de arquivos e imagens para a página conforme desejado

• Inserindo Links - o usuário pode adicionar links para outras páginas da web ou outras páginas do Confluence nos documentos do Confluence para fácil referência

• Trabalho com tabelas - As opções de tabela e barra de ferramentas fornecidas no software Confluence são semelhantes às opções de tabela no MS Word. Os símbolos são autoexplicativos e a funcionalidade é fácil de entender e usar

• Insira mais opções de conteúdo - Já existem opções padrão disponíveis no Confluence para inserir arquivos e imagens, inserir links e criar tabelas. Para qualquer conteúdo adicional, como adicionar planilhas do Google ou inserir plug-ins, etc., usamos a opção Inserir mais conteúdo

Documento de amostra

A seguir está uma página de amostra que criei para demonstrar algumas das funcionalidades que discutimos até agora.

Algumas perguntas frequentes

P # 1) Esta ferramenta parece ser uma ótima maneira de compartilhar e armazenar informações. Você pode fornecer algumas aplicações práticas?

Esta ferramenta pode ser usada em vários ambientes técnicos e não técnicos.

Alguns aplicativos são os seguintes:

• Como base de conhecimento - Uma base de conhecimento é basicamente um repositório de informações. Geralmente contém documentação sobre como fazer certas coisas e talvez até informações sobre como solucionar problemas de produtos. Um exemplo disso pode ser a equipe de QA gerenciar e compartilhar informações sobre processos, como testar documentos, artigos informativos, dicas de solução de problemas etc.
• Como sua própria intranet - Intranet refere-se a uma rede interna de qualquer organização e é um centro de exibição e compartilhamento de informações. Um exemplo disso pode ser um espaço criado pelo departamento de Recursos Humanos para compartilhar as políticas da empresa, políticas de férias, eventos futuros, guias do usuário para ferramentas comuns como solicitação de folga, etc. As informações podem ser facilmente compartilhadas e o acesso é restrito aos usuários do Confluence dentro da sua empresa, por isso é uma plataforma segura
• Para equipes de software - Para equipes de software, esta ferramenta pode ser usada para escrever e gerenciar requisitos de produto, construir e compartilhar notas de versão, colaborar e registrar decisões da equipe, criar documentação técnica, criar blogs para compartilhar o progresso das equipes, etc.

P # 2) Quero reorganizar as páginas do meu espaço. Como faço isso?

Esta ferramenta fornece a funcionalidade de mover e reordenar suas páginas dentro do espaço conforme desejado pelo usuário. A operação é uma operação bastante simples de arrastar e soltar que permite reordenar as páginas sob o mesmo pai ou mover páginas de um pai para outra página pai.

Para mover ou reordenar uma página, vá para Ferramentas de espaço-> clique em Ferramentas de conteúdo -> Clique em Reordenar páginas.

Clique no nome do Espaço para expandir as ramificações do espaço. Agora arraste as páginas necessárias e solte-as no local desejado. Como alternativa, você também pode classificar as páginas em ordem alfabética.

P # 3) Preciso encontrar detalhes sobre um projeto / documento, como faço para pesquisá-los?

Existem 2 maneiras de pesquisar conteúdo neste wiki do Confluence, você pode usar o ID de navegação rápida ou pode fazer uma pesquisa completa. Quando um usuário começa a digitar um texto na barra de pesquisa em um cabeçalho, o auxílio de navegação rápida começa a mostrar os resultados correspondentes por padrão.

Depois de inserir uma palavra-chave de pesquisa e pressionar Enter, o modo de pesquisa completa é ativado. A ferramenta pesquisará todos os espaços, perfis, etc. para procurar resultados correspondentes. Depois que os resultados são exibidos, você pode refinar os resultados da pesquisa por autor, por espaços, pela data da última modificação ou com base no tipo de conteúdo.

P # 4) Estou finalizando o conteúdo da minha página e isso exigiria muitas edições. Como posso evitar o envio de spam para a caixa de correio de todos, enviando uma notificação para as pessoas sobre cada atualização que faço?

Isso é muito fácil! Quando a página é criada pela primeira vez, a notificação é enviada a todos os usuários do Confluence daquele espaço. Isso é configurado por padrão, no entanto, podemos controlar quando queremos enviar (ou não) notificação sobre edições e atualizações subsequentes feitas na página.

Lembre-se de marcar esta caixa de seleção quando estiver pronto para compartilhar as atualizações com outros usuários.

P # 5) Se eu tiver feedback sobre o conteúdo do documento de confluência, qual é a melhor maneira de fornecê-lo?

Use a seção de comentários. Deixe seus comentários no documento, a notificação será enviada a todos os usuários. Os usuários poderão ver seu comentário e optar por respondê-lo, curtir seu comentário e até mesmo postar seu próprio comentário.

P # 6) Recebi uma notificação de que alguém me mencionou em sua página, o que isso significa?

Isso significa que a pessoa que mencionou você em uma página específica do Confluence precisa de sua atenção em algo ou atribuiu uma tarefa a você.

P # 7) Alguém atualizou o documento original, como posso saber quem alterou o quê no meu documento?

Um dos recursos importantes de controle de versão e retenção de um histórico de atualizações de documentos. Você pode ir ao histórico da página e verificar quem atualizou o documento.

Nessa página, você pode selecionar as versões da página que deseja comparar e descobrir as mudanças exatas que foram feitas. A captura de tela a seguir mostra uma comparação entre duas versões selecionadas da página.

Conclusão

O Confluence é uma ferramenta de colaboração de equipe muito eficaz e pode ser usado para gerenciamento de conhecimento, fins de documentação, como uma intranet para compartilhamento de informações internas e potencialmente eliminar a comunicação de alterações por e-mail.

As informações inseridas no Confluence podem ser gerenciadas com facilidade e todo o conteúdo é pesquisável.

Usando a confluência, as empresas podem eliminar a necessidade de espaço de armazenamento físico ou unidade compartilhada. Várias equipes podem usar esta ferramenta para fornecer as políticas da empresa mais atualizadas, incentivos, anúncios etc., as equipes técnicas de projeto podem usá-la para gerenciar requisitos, planejar um projeto, compartilhar conhecimento de processo, compartilhar melhores práticas, etc.

Parece ser uma ótima ferramenta para compartilhar conhecimento, mas como isso ajuda nossa comunidade de testadores?

Bem, para começar, o conhecimento desta ferramenta adiciona ao nosso conjunto de habilidades. Ele pode funcionar como um guia de referência rápida sempre que tivermos alguma dúvida ou precisarmos das informações mais atualizadas.

Para gerentes de QA, o Confluence fornece uma ótima plataforma para compartilhar informações com a equipe sobre as melhores práticas de teste, como testar documentos, guias de solução de problemas, planejamento de projeto de automação, atualizações e anúncios, etc.

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Você usa a ferramenta Atlassian Confluence no trabalho? Deixe-nos saber sua opinião e experiências nos comentários abaixo.

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