how write effective emails qa
Qual é a primeira coisa que fazemos quando chegamos ao trabalho (ou às vezes assim que acordamos)? - Verifique o e-mail, certo? Às vezes, não sabemos como será nosso dia até lermos cada e-mail na caixa de entrada.
Em muitos de nossos artigos anteriores, destacamos a importância de boas Habilidades de comunicação para transmitir eficazmente a sua mensagem ao público-alvo - um dos importantes Habilidades pessoais para testadores .
Neste artigo, vamos nos concentrar em uma seção específica da comunicação escrita - E-mail.
Estamos compartilhando algumas dicas e truques para tornar a comunicação por e-mail mais fácil e eficaz. Isso se aplica a todas as equipes e não apenas à equipe de QA.
Digamos que você recebeu este e-mail:
Email # 1
Para: Equipe de Teste
Sujeito: Atualização de QA
Corpo:
Equipe,
Houve um atraso inesperado na implantação do código no ambiente de preparação. Por algum motivo, o código se confundiu e não sabemos quando esses problemas serão resolvidos. Teremos que adiar nossas atividades, não sei até quando. Então, envolva-se nós mesmos em outras atividades de teste.
A solicitação de mudança CR0100H68 está planejada para atingir a produção no final deste mês. Reveja o documento do ponto de compartilhamento e me dê uma estimativa.
Obrigado,
X, equipe de controle de qualidade.
Você acha que esse e-mail é eficaz? Compare-o com o seguinte:
Email # 2
Para: Equipe de Teste
Sujeito: Implantação do código do ambiente de teste adiada - indefinidamente e CR0100H68 - precisa de análise
Corpo:
Olá, equipe,
Hoje, tenho duas atualizações para a equipe.
# 1) Os problemas de implantação do ambiente de preparação:
- Devido a razões inesperadas, a implantação do código do ambiente de teste está atrasada - sem ETA ainda. Temos que adiar nossas atividades de preparação até termos mais atualizações.
- Por favor, trabalhe na criação de modelos para a auditoria de qualidade até que seja resolvido.
# 2) Nova atualização e tarefas para solicitação de mudança CR0100H68:
- Previsto para entrar no ar no final do mês.
- Reveja os documentos e diga-me os seguintes detalhes até ao EOD amanhã.
- Quantos cenários de teste precisamos?
- Quanto da documentação existente teremos que alterar?
- Quanto tempo para escrever a nova documentação?
- Requisitos de dados de teste?
- Tempo de execução do teste?
Obrigado,
X, equipe de controle de qualidade.
Se eu fosse o destinatário do e-mail nº 1, isso aconteceria:
- Posso nem mesmo abri-lo imediatamente, porque a linha de assunto não faz nada para transmitir a importância do conteúdo do e-mail.
- Mesmo se eu tivesse aberto - vamos encarar, é apenas um grande pedaço de palavras; tedioso, para dizer o mínimo.
- As tarefas a serem feitas ou as expectativas de mim são muito vagas, então eu realmente não tenho ideia do que fazer.
Mas se eu receber o e-mail nº 2:
- Eu sei do que se trata o e-mail - a linha de assunto me ajuda a adivinhar corretamente o tom do que está sendo comunicado.
- O conteúdo é claramente organizado em pontos com marcadores para facilitar a compreensão das coisas.
- Todas as tarefas a serem realizadas e o ETA estão claramente definidos para que você saiba o que fazer.
Idealmente, eu dividiria a mensagem e enviaria 2 e-mails separados sobre os dois tópicos sobre os quais estou fornecendo atualizações.
Mas essa é sua escolha.
Como você pode ver, medidas simples melhoraram a qualidade da comunicação.
Diretrizes que tornam a comunicação por e-mail mais fácil e eficaz
# 1) Organize suas idéias antes de começar a redigir o e-mail.
#dois) Use a linha de assunto a seu favor - defina o tom do que o e-mail irá conter. Dê aos destinatários uma prévia, se quiser, do que há dentro.
# 3) Use o sinalizador ‘Importante’ do programa de e-mail para sinalizar uma comunicação crítica - mas, novamente, seja criterioso em sua decisão quanto ao que é importante. Por exemplo, se o teste não puder continuar devido a algum erro e todas as equipes precisarem saber disso - marque o e-mail como importante.
# 4) Defina a intenção do e-mail com clareza. Existem 3 razões básicas para um e-mail
- Você está fornecendo informações - Seja claro sobre o que você escreve. Seja claro e simples. Seja conciso.
- Você está solicitando informações - O que você quer, quando você quer, como você quer.
Por exemplo, Eu gostaria de uma cópia do documento do plano de teste pelo EOD. Por favor, coloque o mesmo na pasta do projeto comum e me avise . - Uma declaração como esta dirá “Qual - o plano de teste, quando - EOD e como - coloque-o na pasta comum. - Reconhecimento - Estes são one-liners e não têm muito a ver com eles. Normalmente “Obrigado” ou “Concluído”.
# 5) Tente verificar a ortografia. A maioria dos aplicativos de e-mail vem com a opção de realizar essa verificação obrigatoriamente sempre que um e-mail é enviado.
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# 6) Quando você está incluído na lista CC, significa que é um FYI. Então, você só precisa saber o que está acontecendo, mas não se espera uma ação sua.
# 7) Não use 'Responder a todos' quando não for necessário.
# 8) Para evitar que um e-mail enviado a vários destinatários seja 'respondido a todos', coloque todos os endereços de e-mail em BCC.
# 9) Sê sensível. Ao fornecer feedback crítico ou negativo sobre uma pessoa ou produto, tente falar diretamente com a pessoa ou envie um e-mail apenas para aquela pessoa.
Leitura sugerida = >> Ferramentas de teste de linha de assunto de e-mail
Mais algumas dicas para evitar momentos 'Oops'
# 1) Adicione os endereços de e-mail nos campos Para, CC ou BCC no final, uma vez que tenha composto o e-mail e esteja satisfeito com o conteúdo que escreveu. Isso ocorre porque, às vezes, você pode acidentalmente clicar em “enviar” antes de estar pronto e acabar sendo o remetente de um e-mail incompleto ou incorreto.
#dois) Quando acontecer de você enviar um e-mail meio completo (ou meio incompleto, dependendo de sua inclinação filosófica) acidentalmente, há uma opção de recall disponível para fazer as pazes.
# 3) Se você for novo na redação de e-mails oficiais, tente fazer com que um colega leia para você antes de enviá-lo e obter a opinião dele.
# 4) Não use uma expressão coloquial ou idioma a menos que você saiba o que significa. Você pode acabar dizendo algo embaraçoso e um e-mail, uma vez enviado, fica praticamente gravado na pedra.
Eu realmente espero que isso ajude você a escrever e-mails melhores. Compartilhe suas experiências conosco.
Você tem mais dicas? Forneça seus comentários e fique à vontade para comentar abaixo.
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