jira portfolio tutorial
JIRA Portfolio, uma revisão prática do plug-in de gerenciamento de portfólio de projetos Agile:
Nisso excelente série JIRA , aprendemos como usar JIRA de forma eficaz para gerenciar projetos Agile em nosso tutorial anterior.
Portfólio para JIRA é a versão mais recente do plug-in Agile Project Portfolio Management da Atlassian para JIRA. O objetivo é facilitar a gestão de um portfólio de projetos JIRA.
Ele fornece uma visão em tempo real constantemente atualizada do progresso de várias equipes e projetos dentro de uma organização, permitindo que os gerentes tenham uma visão atualizada sobre se o trabalho está no caminho certo para cumprir as datas de lançamento.
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Ele também fornece um ambiente de área restrita que pode ser usado para avaliar o impacto da mudança em um projeto nos cronogramas de lançamento, sem realmente fazer essas mudanças nos projetos referenciados.
Neste tutorial, vou levá-lo através do histórico do Portfólio para o JIRA e discutir, entre outras coisas, como o Portfólio atribui recursos, usa a disponibilidade da equipe e as quatro etapas que você precisa seguir para criar um plano de portfólio.
O que você aprenderá:
- Portfólio para o fundo do JIRA
- Criação de planos de portfólio
- Uma única fonte de verdade
- Leitura recomendada
Portfólio para o fundo do JIRA
O primeiro lançamento do JIRA Portfolio, disponível pela primeira vez no Atlassian Marketplace (a versão Atlassian de uma Appstore para seus aplicativos) em maio de 2014, forneceu aos usuários um plano que deu visibilidade a um grande número de projetos e equipes dentro do JIRA - um “portfólio plano'. Isso permitiu que os gerentes planejassem o trabalho em vários projetos e alocassem o trabalho de forma que os cronogramas fossem mantidos e as datas de lançamento atendidas.
No entanto, enquanto os conceitos-chave estavam em vigor, a sincronização entre os planos de portfólio e os projetos JIRA a partir dos quais eles eram feitos tinha que ser mantida manualmente, o que tornava muito difícil manter os planos de portfólio atualizados. Isso significava que muito rapidamente os planos de portfólio ficariam fora de sincronia com os projetos que eles representavam, e os planos de portfólio não forneceriam mais uma visão realista de como os projetos e equipes estavam progredindo.
A versão mais recente foi projetada especificamente para se integrar ao JIRA Software de forma que um plano de portfólio sempre reflita o verdadeiro estado dos projetos que representa. Os dados são coletados a partir de um escopo selecionado de problemas do JIRA, que podem ser baseados, conforme necessário, em Projetos, Painéis ou Filtros.
Esses dados são alimentados continuamente no plano de portfólio para que ele esteja sempre atualizado com as últimas alterações no escopo. Isso inclui dados como estimativas de tempo para problemas do JIRA, dependências entre problemas e quando as equipes estão disponíveis para trabalhar em problemas específicos.
Figura 1: A visão ‘Cronograma’ para um plano de portfólio, mostrando os cronogramas para vários projetos, com os problemas do JIRA mapeados em relação a este cronograma.
O portfólio atribui recursos usando um algoritmo de agendamento exclusivo que se baseia em quaisquer prioridades e prazos definidos pelo usuário em relação aos itens de escopo.
Os valores das diferentes propriedades associadas aos problemas do JIRA podem ser definidos para um valor definido que não será alterado pelo algoritmo ou definido como ‘Calcular’, permitindo que o algoritmo de agendamento altere o valor do parâmetro para atender ao cronograma de lançamento determinado.
Os próprios lançamentos também têm essa flexibilidade, permitindo que o Portfólio calcule uma data de lançamento com base em quando o escopo de trabalho selecionado é concluído, em vez de definir uma data de lançamento estrita que precisa ser atingida.
Observe que se o algoritmo de agendamento propõe uma mudança para um projeto JIRA, a mudança deve ser confirmada (“confirmada”) por um usuário do portfólio com as permissões relevantes. As alterações não podem ser feitas em projetos JIRA subjacentes de uma forma não controlada.
Figura 2: As alterações são feitas apenas nos projetos e problemas subjacentes do JIRA quando eles são confirmados no JIRA, evitando que as alterações sejam feitas de uma forma não controlada.
Mudanças nos problemas também podem ser feitas pelo usuário de dentro do plano do portfólio, mas um 'commit' específico dessas mudanças no nível do portfólio é necessário para fazê-las fluir para o JIRA. Isso evita que os gerentes de projeto no terreno vejam seus projetos sendo misteriosamente atualizados, sem que haja uma oportunidade clara para os usuários no nível do portfólio mantê-los informados.
Além disso, permite que o Portfólio para o JIRA 2.0 atue como um ambiente sandbox, onde mudanças podem ser feitas nos problemas no nível do portfólio e seu impacto nos cronogramas de lançamento, etc. avaliados antes de transmitir as alterações para todos aqueles que trabalham nos projetos. Em outras palavras, permite a execução de cenários “e se”.
Criação de planos de portfólio
Criar um plano de portfólio é simples, sendo composto de apenas quatro etapas.
Em primeiro lugar, o escopo é definido selecionando os projetos, equipes ou filtros a serem usados para reunir questões a partir das quais o escopo será definido. Várias opções podem ser usadas neste ponto. Versões associadas a essas opções são então selecionadas para definir quais versões serão incluídas no plano.
Em seguida, as equipes a serem incluídas no plano são selecionadas e uma equipe padrão será criada para cada projeto.
Finalmente, os problemas relacionados às versões selecionadas são listados, permitindo ao usuário escolher quais problemas deseja incluir no escopo do plano. Depois de concluído, o Portfólio usa seu algoritmo de agendamento para criar um plano de portfólio com base nos dados relacionados aos problemas selecionados.
O plano de portfólio é apresentado com uma visualização Cronograma com três guias que representam os dados usados para criá-lo; Escopo, equipes e lançamentos.
A programação pode ser visualizada persistentemente em todas as três guias ou separadamente como um relatório em sua própria página. As alterações em qualquer uma das três guias podem ser vistas na visualização Schedule e avaliadas antes de serem enviadas ao JIRA.
Uma linha do tempo é mostrada com problemas colocados contra ela ao longo do tempo, com um design de código de cores simples usado para mostrar se um lançamento está ou não no caminho certo; a linha fica verde se estiver no caminho certo e vermelha se a data de lançamento não for cumprida.
As datas específicas para a data de lançamento e a data de conclusão são mostradas na linha do tempo, permitindo que os usuários vejam onde estão as lacunas e quão grande é a lacuna entre a conclusão e o lançamento. Esta visualização pode ser configurada de várias maneiras diferentes para mostrar uma divisão de projetos, equipes ou usuários, bem como uma série de outras visualizações úteis.
Atualmente, não há uma indicação clara na visualização do cronograma de onde a data de lançamento com base no escopo se aproxima da data de lançamento esperada.
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Além de ser capaz de ver como o trabalho é programado ao longo do tempo dentro dos projetos, o Portfólio para JIRA também apresenta essas informações em uma visão de ‘Capacidade’ para as equipes às quais o trabalho foi alocado.
Esta visualização mostra qual é a capacidade disponível de todas as equipes incluídas no plano do portfólio, destacando o número de horas que essas equipes atribuíram a elas em uma determinada semana ou sprint, dependendo da metodologia ágil em uso, bem como mostrando a utilização de essas equipes e onde a capacidade disponível e possíveis gargalos podem estar.
Figura 3: A visão de ‘Capacidade’ para um plano de portfólio mostra a alocação de trabalho para equipes em todo o plano. Destacar sprints ou semanas específicas mostra as estatísticas de utilização da equipe, incluindo gargalos e capacidade livre.
O portfólio do JIRA usa a disponibilidade da equipe e as habilidades dos membros dessas equipes para refinar ainda mais o cronograma de lançamento. Quando as equipes são configuradas, os usuários do JIRA podem ser adicionados a eles e alocados habilidades específicas, dependendo de qual seja sua função.
Por exemplo,uma equipe de desenvolvedores pode receber habilidades com base no conhecimento que possuem de diferentes linguagens de programação. O portfólio usa isso para atribuir tarefas não apenas a equipes, mas a membros específicos de equipes que possuem as habilidades necessárias para concluir essas tarefas. Essas habilidades são o que o Portfólio usa para definir onde podem existir gargalos e ajudam a esclarecer onde recursos adicionais podem ser necessários para cumprir as datas de lançamento; no entanto, nem sempre é claro o quão significantes os gargalos podem ser.
As equipes criadas dentro de um plano também podem ser compartilhadas com outros planos usando ‘Equipes compartilhadas’. Isso economiza tempo ao criar planos, trazendo informações relacionadas a essas equipes, como as habilidades discutidas anteriormente.
O portfólio permite que as equipes que trabalham no mesmo projeto trabalhem usando diferentes metodologias e divide o cronograma de acordo; uma equipe usando Scrum verá tarefas atribuídas a sprints, enquanto uma equipe usando Kanban verá tarefas atribuídas com base em prioridades e estimativas de tempo.
A visualização ‘Schedule’ permite então que isso seja filtrado de várias maneiras diferentes, usando uma ferramenta de filtragem muito semelhante à usada no JIRA para o Issue Navigator.
Figura 4: As equipes podem ser criadas com habilidades definidas em relação a membros específicos da equipe, permitindo que o algoritmo de agendamento atribua tarefas especificamente a usuários que tenham as habilidades para concluir essa tarefa.
Com vários projetos exibidos em uma única visualização do plano de portfólio, os usuários podem definir dependências entre os projetos, sejam eles das equipes que usam esses projetos ou requisitos para atividades específicas a serem concluídas antes que outras possam começar.
Portfólio para JIRA traz dependências que já existem no JIRA, enquanto permite que novas dependências sejam adicionadas por meio da visão ‘Escopo’. Essas dependências podem ser claramente vistas na visualização 'Cronograma' clicando em um dos problemas aos quais ele se refere e vendo os problemas relacionados também destacados no plano do Portfólio.
Embora o Portfólio para JIRA traga informações sobre lançamentos já disponíveis nos projetos, novos lançamentos também podem ser definidos a partir da visualização do plano (ou seja, no nível do portfólio, potencialmente abrangendo mais de um projeto) e, assim, lançamentos de projetos cruzados podem ser criados. Isso permite que o trabalho entre diferentes projetos seja agendado de forma que todo o trabalho seja concluído em um prazo compartilhado.
O portfólio lida com isso criando releases individuais dentro de cada projeto que estão vinculados a uma programação compartilhada.
Uma única fonte de verdade
Os gerentes de portfólio precisam ser capazes de visualizar e analisar rapidamente o progresso de todas as suas equipes e projetos em uma organização, independentemente da complexidade da organização ou dos projetos, e o Portfólio para JIRA 2.0 oferece isso.
Ele fornece uma única fonte de verdade para os gerentes descobrirem a maneira mais eficiente de distribuir o trabalho para as equipes. A maior melhoria com a versão mais recente é a remoção do requisito de sincronização manual com projetos JIRA, certificando-se de que os planos de portfólio sejam sempre uma avaliação realista do progresso dentro dos projetos e dos prováveis prazos que serão cumpridos.
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Sobre o autor: Esta postagem de convidado foi escrita por Mitchell Davison, Consultor Técnico em Consultores de automação
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