sharepoint document management system tutorial
Análise detalhada do sistema de gerenciamento de documentos do SharePoint, suas versões e recursos:
Neste artigo, discutiremos o que é o SharePoint, como criar um Sistema de gerenciamento de documentos do SharePoint, os prós e contras de usar o SharePoint e os diferentes tipos de download.
Gerenciar uma grande quantidade de documentação em qualquer organização pode ser muito cansativo em termos de tempo e trabalho e ainda pode estar sujeito a erros. No entanto, é fundamental manter todos os documentos no lugar para que o projeto funcione sem problemas.
Todas as organizações precisam de um sistema robusto para manter sua documentação armazenada com segurança e na ordem certa. Vamos mergulhar mais fundo em um dos sistemas de gerenciamento de documentos mais robustos fornecidos pelo SharePoint - um produto Microsoft.
O que você aprenderá:
- O que é um sistema de gerenciamento de documentos?
- O que é o SharePoint?
- Pré-requisitos para criar um sistema de gerenciamento de documentos no SharePoint
- Criação de um sistema de gerenciamento de documentos no SharePoint
- Recursos do sistema de gerenciamento de documentos do SharePoint
O que é um sistema de gerenciamento de documentos?
Um Sistema de Gestão de Documentos é um software que controla e rastreia o ciclo de vida completo dos documentos. O ciclo de vida de um documento passa por várias etapas, desde o seu início até a sua desativação.
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Ao usar um sistema de gerenciamento de documentos, um documento que é criado pode ser armazenado e rastreado em cada versão do mesmo, cobrindo todos os recursos de alteração do documento, incluindo todos os detalhes de sua modificação, revisão e uso.
Qual é o ciclo de vida do documento?
As cinco etapas básicas do ciclo de vida de um documento são:
1) Planejamento
A fase de planejamento é onde um plano do que o documento deve conter é esboçado. A forma como o documento deve ser estruturado é pensada e os dados necessários são coletados para criar o documento
2) Criação
Nesta fase, uma versão de rascunho do documento é criada e numerada. Por exemplo- versão 1.0; durante o qual o autor cria o documento pronto para ir para uma revisão.
3) Revisão
Nesta etapa, a versão de rascunho ou a primeira versão do documento é passada para um revisor. O revisor analisa cuidadosamente o documento e sugere as alterações necessárias.
4) Modificação
Durante a edição, o autor ou às vezes um editor concorda com as mudanças necessárias e trabalha no documento para incorporar as mudanças.
5) Aprovação
Essa é a etapa final, durante a qual o documento vai para a aprovação de um especialista no assunto com autorização para assiná-lo.
As etapas acima do ciclo de vida de um documento podem ter mais etapas incluídas, com base nos termos da organização e na capacidade do projeto. Esse ciclo de vida complexo de um documento pode ser tratado com facilidade usando uma ferramenta poderosa como o SharePoint.
Na próxima seção, veremos o que é SharePoint e como ele pode ser usado para gerenciamento de documentos.
O SharePoint é uma plataforma colaborativa que permite o uso paralelo e atividades multiusuário em organizações para armazenar e gerenciar soluções de gerenciamento de dados simples a complexas.
O SharePoint foi lançado no ano de 2003 pela Microsoft. Desde o seu início, a Microsoft desenvolveu várias versões de produtos e downloads do SharePoint para atender às várias necessidades dos clientes.
1) SharePoint Online
Este é um serviço baseado em nuvem que permite a uma empresa assinar os serviços do SharePoint Online e manter transações de documentos com todas as partes interessadas usando a plataforma de nuvem, em vez de instalar o SharePoint localmente.
2) Servidor SharePoint
Com base nas necessidades comerciais, o SharePoint pode ser instalado e implantado no local usando a versão do SharePoint Server.
Além dos dois tipos de download acima, existem algumas outras versões disponíveis.
O SharePoint Foundation , que é uma versão mais antiga do SharePoint, disponível apenas no SharePoint 2013. Ainda é amplamente utilizado. Além disso, há um SharePoint Designer 2013 usado para construir soluções habilitadas para fluxo de trabalho. O popularmente conhecido OneDrive, que tem sua versão para empresas chamada OneDrive Business sync.
Portanto, com base nos requisitos e na capacidade do negócio, os clientes podem baixar a respectiva versão do SharePoint para atender às suas necessidades.
Nesta seção, veremos como é benéfico para uma organização escolher o SharePoint para seu gerenciamento de documentos.
Prós de usar o SharePoint para gerenciamento de documentos:
1) Alta segurança e integridade
Os recursos de segurança do Microsoft SharePoint são tão robustos que o usuário nunca terá que se preocupar com acesso não autorizado a arquivos de informações confidenciais ou falha na integridade do aplicativo.
2) Fácil de usar
como lidar com situações difíceis
O SharePoint é construído tendo em mente todos os níveis de partes interessadas que podem usar essa ferramenta e, portanto, foi projetado de forma que seja fácil de usar para todos os usuários.
3) Administração com uma totalidade
O SharePoint apresenta um console para administração central, usando o qual a administração terá acesso para anexar seus recursos, configurações e configurações com controle total.
4) Personalização
O nível de personalização fornecido pelo SharePoint aos desenvolvedores é muito vasto, usando isso; a ferramenta pode ser ajustada e totalmente personalizada de acordo com os requisitos de negócios.
5) Colaboração
Este é o melhor e um dos recursos mais importantes do SharePoint, que ajuda todos os usuários do SharePoint na empresa a permanecerem colaborando e atualizados e atualizados com todas as fases do ciclo de vida do documento. A versão mais recente do SharePoint também fornece streaming de informações em tempo real.
Não importa o quão bom seja um sistema, sempre haverá alguns contras. Porém, é importante que o usuário determine as prioridades e os requisitos de uso para pesar os prós e os contras.
Contras de usar o SharePoint para gerenciamento de documentos:
1) Baseado na web
Como sabemos, o acesso ao SharePoint precisa da Internet, que precisa de uma rede sólida, e até mesmo uma conexão de rede sólida pode falhar às vezes. Nessas ocasiões, usar o SharePoint torna-se impossível devido à sua dependência da Internet.
2) Pacote de muitas tarefas
Sabemos que o SharePoint tem mais potencial do que apenas armazenar documentos, como fluxos de trabalho automatizados, etc. Portanto, para uma pequena empresa que precisa apenas de uma ferramenta de armazenamento de documentos online, existem outras ferramentas mais adequadas no mercado.
3) Assinatura
Cada novo funcionário que tem acesso ao SharePoint, precisa de um pagamento feito por sua assinatura a cada mês, o que pode sair caro para organizações com menos requisitos e orçamentos mais baixos.
Antes de criarmos e mergulharmos nos aspectos de navegação do gerenciamento de dados no SharePoint, aqui vemos os requisitos que precisam estar em vigor:
1) Determinar o tipo de documentos que irá para o sistema:
Com base no tipo de documento que entra no sistema, os usuários poderão configurar um modelo para cada tipo de documento, para que esteja pronto para uso.
dois) Liste o tipo de informação que deve ser coletado para cada documento:
É muito importante ter os Metadados no local para o documento carregado, portanto, é necessário listar e configurar os campos a serem preenchidos para os metadados, para que todos os usuários tenham todas as informações necessárias sobre os documentos carregados. Também com base nisso, pode-se decidir o localização ou caminho , onde o documento é colocado no sistema
3) Trabalhar com Metadados :
Ao contrário da configuração tradicional de pastas e subpastas que ocupam imensa memória e ainda não mantêm tudo organizado da forma que se espera, no SharePoint usamos Metadados para torná-lo mais sistemático e mais acessível.
Então, aqui está como fazemos o sistema do SharePoint definido de acordo com os metadados - cada documento carregado deve ser marcado com os metadados apropriados e predefinidos. Com isso, a pesquisa com palavras-chave fornece os resultados mais adequados / precisos.
4) Conteúdo Tipos:
Também é importante organizar os tipos de conteúdo no sistema de gerenciamento de documentos. Um tipo de conteúdo nada mais é do que literalmente o tipo de conteúdo. Você pode categorizar os documentos com base no tipo de conteúdo que possui.
Por exemplo: Se houver dez contagens de documentos word que são HLDs, cinco planilhas excel de casos de teste e duas contagens de documentos word de planos de teste, então, com base no tipo de conteúdo, eles podem ser classificados. Em termos mais específicos do SharePoint, os Tipos de Conteúdo contêm os Tipos de Metadados nos quais o conteúdo é classificado.
Os tipos de conteúdo podem ser reutilizados para diferentes cenários e requisitos. Nas configurações do SharePoint, há muitas opções para criar novos Tipos de Conteúdo e também incluir o tipo de conteúdo em um grupo mais pesquisável para uso futuro.
5) Acesso de controle :
Com base nos pontos acima, o controle de acesso pode ser fornecido, para permitir que os usuários mantenham seus documentos seguros e acessíveis apenas para usuários selecionados.
Além disso, Configurando funções para diferentes usuários com vários graus de controle sobre o documento (criação, revisão, exclusão e aprovação do documento, etc.) é possível.
6) O SharePoint 2013 também incorpora Políticas para documentos para garantir que atende às diretrizes corporativas e requisitos legais.
(imagem fonte )
Esta seção explica como os arquivos são carregados no sistema SharePoint e as possibilidades de uso dos arquivos.
1) Com o SharePoint's interface fácil de usar , um arquivo pode ser enviado simplesmente usando a funcionalidade de ‘upload’ ou o botão de upload. Exatamente da maneira como você seleciona um arquivo para anexá-lo a um e-mail.
dois) Depois de enviar o documento, um monte de as entradas podem ser preenchidas com base no projeto . Por exemplo, se for um projeto com muitos módulos, você pode ter campos a serem preenchidos com detalhes para denotar a qual módulo o arquivo pertence.
3) Depois de preencher todos os detalhes, você pode salvar o arquivo, e o arquivo é carregado no sistema com alguns metadados preenchidos automaticamente como, quem criou o arquivo, quando o arquivo foi criado, número da versão, etc. e alguns dados preenchidos como os detalhes do módulo, etc.
4) Cada vez que um documento é modificado, a versão é listada em seu histórico e os usuários podem ver o histórico da versão do documento - apenas para visualizá-lo ou para restaurar o arquivo para uma versão anterior específica.
5) Depois que o documento é carregado no SharePoint, sempre há um link criado para cada arquivo. Esta link pode ser compartilhado para duas finalidades - para ver ou editar.
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6) Se você tem o Office 365, também pode procure qualquer documento no SharePoint com a funcionalidade de pesquisa na máquina local.
7) Os documentos podem ser criados, modificados e excluídos com as permissões apropriadas, a qualquer momento com base nos requisitos ou necessidades de negócios em constante mudança.
Quando um arquivo de documento é criado para um projeto que tem melhorias e mudanças contínuas, a modificação do documento em questão também se torna um processo contínuo. Uma década atrás, mesmo com o uso de tecnologia de ponta, embora vários usuários pudessem acessar pastas e drives compartilhados, apenas uma pessoa, o administrador, teria o direito de fazer qualquer alteração nos arquivos dos drives compartilhados, o que seria insuficiente .
Hoje, com o uso do SharePoint, temos muitos recursos interessantes que dão oportunidade igual a todos os seus assinantes, de atender às demandas de suas funções, sem ter que comprometer seu próprio trabalho ou o trabalho que está sendo feito por outra pessoa no documento.
Aqui estão alguns recursos que tornam o SharePoint interessante:
1) Controle de versão
O SharePoint permite que cada usuário leia ou faça alterações no mesmo arquivo de documento e fornece a cada versão do documento um número de versão exclusivo, acompanhado de comentários do usuário, informando quais alterações foram feitas nesta fase ou nesta versão do documento.
2) Bloquear o arquivo
Uma pessoa que usa um arquivo para modificá-lo bloqueia o arquivo usando o recurso Check-out para que não haja conflito em manter a versão correta do arquivo e cada alteração feita seja registrada corretamente na sequência.
Depois que a pessoa termina de trabalhar com o arquivo, ela usa o recurso Check-in para desbloquear o arquivo, para permitir que outro usuário assuma o controle da mesma forma.
Por exemplo, se o usuário A tiver que modificar os dados no arquivo X, e o usuário B também tiver a tarefa de modificar o mesmo arquivo. O usuário A acessa o arquivo X no SharePoint às 00:01 e o usuário B acessa às 00:03, então o usuário A acessa, faz um check-out para modificar o arquivo para que o usuário B não possa modificá-lo ao mesmo tempo Tempo. Uma vez feito isso, o usuário A faz o check-in. Após o check-in pelo usuário A, o usuário B é notificado, para que ele agora possa acessá-lo, fazer o check-out e fazer sua modificação e então o Check-in uma vez feito.
3) Metadados
O SharePoint fornece informações detalhadas sobre o status atual de um arquivo, como quando o arquivo foi modificado, quem o modificou, se a última modificação foi aprovada ou não, um link para o documento, etc. Tal status detalhado do documento ajuda a todos as partes interessadas da empresa que têm acesso ao arquivo obtêm uma visão completa do status atual.
Conclusão
O Sistema de Gerenciamento de Documentos do SharePoint é um repositório colaborativo de arquivos, sejam plataformas baseadas em nuvem ou em servidor, é fácil de usar e possui recursos de segurança integrados.
Embora possa haver muitas dessas ferramentas no mercado, que podem ser menos caras e mais fáceis de usar, o SharePoint da Microsoft tem excelentes recursos para um sistema de gerenciamento de documentos robusto.
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