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10 melhores sistemas de gerenciamento de documentos para um melhor fluxo de trabalho

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10 best document management systems

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Sistema de gerenciamento de documentos usado com mais frequência:

Com o processo contínuo de digitalização, as pessoas desejam reduzir seu trabalho em papel e esperam ter acesso aos seus documentos importantes de qualquer lugar e a qualquer hora.

Os Sistemas de Gestão de Documentos são a melhor solução para tornar esta tarefa muito mais fácil. Os leitores de PDF são o melhor exemplo de Sistema de Gerenciamento de Documentos, por meio do qual você pode acessar o arquivo PDF offline e armazená-lo para visualizar e até mesmo imprimir e publicar a qualquer hora e em qualquer lugar.

O Document Management Systems também é conhecido como Content Management System e é amplamente considerado como o componente do Enterprise Content Management (ECM). Está relacionado ao gerenciamento de registros, fluxos de trabalho, gerenciamento de ativos digitais, etc.

Sistema de gestão de documentos

Neste tutorial, daremos uma olhada em profundidade nos sistemas de gerenciamento de documentos mais populares que são usados ​​por várias organizações de sucesso para gerenciar seus documentos em papel de maneira eficiente.

O que você aprenderá:

O que é gerenciamento de documentos?

O Gerenciamento de Documentos pode ser definido como a forma que as organizações usam para gerenciar e rastrear documentos eletrônicos.

Diretrizes para uma melhor compreensão do gerenciamento de documentos:

  • Edição simultânea, mas separada, de documentos para evitar o conflito de substituição.
  • Para reverter para a última versão precisa do documento em caso de qualquer erro.
  • Controle de versão para diferenciar entre duas versões diferentes.
  • Reconstrução de documentos.

Hoje, o Gerenciamento de Documentos está disponível desde um pequeno aplicativo independente até configurações corporativas de grande porte que incorporam recursos de preenchimento de documentos padrão.

Esses recursos incluem:

  • Local de armazenamento
  • Segurança e controle de acesso
  • Auditoria e Indexação
  • Classificação, pesquisa e recuperação
  • Integração com aplicativo de desktop

Sistemas de Gestão Documental

Sistema de gerenciamento de documentos refere-se ao gerenciamento e acesso aos documentos eletronicamente.

Os Enterprise Content Management Systems gerenciam e controlam documentos digitais criados usando o Microsoft Office Suite e software de contabilidade como CAD etc.

O Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos deve conter os componentes abaixo indicados para ser comprovadamente eficiente:

  • Importar: Para abrir um novo documento no sistema.
  • Armazenar: Para manter os arquivos do sistema e utilizar o armazenamento.
  • Identidade: Para recuperar documentos com precisão atribuindo índices.
  • Exportar: Para remover itens do sistema.
  • Segurança: Proteção por senha em determinados arquivos para usuários autorizados.

=> Contate-Nos para sugerir uma lista aqui.

Sistemas de gerenciamento de documentos mais populares

Vamos revisar alguns dos populares sistemas de gerenciamento de documentos amplamente usados ​​para reduzir a documentação em papel e melhorar o desempenho baseado em documentos de uma organização.

  1. pCloud
  2. HubSpot
  3. Ao ar livre
  4. LogicalDOC
  5. Escritório Feng
  6. Nuxeo
  7. KnowledgeTree
  8. Semente DMS
  9. Casebox
  10. Documentos MasterControl
  11. Arquivos M
  12. Worldox
  13. Dokmee
  14. ademerit

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# 1) pCloud

pCloud

Características principais

  • pCloud permitirá que você defina as permissões do grupo ou níveis de acesso individuais.
  • Você pode controlar o acesso aos dados por meio de pastas compartilhadas.
  • Ele permitirá que você comente em arquivos e pastas.
  • Ele mantém registros detalhados da atividade da conta.
  • Você pode acessar qualquer versão anterior de seus arquivos.
  • Ele tem funcionalidades para gerenciamento, compartilhamento, proteção, controle de versão de arquivo, backup de arquivo e gerenciamento de ativo digital.
=> Visite o site do pCloud

# 2) HubSpot

Painel HubSpot

Características:

  • HubSpot O software de gerenciamento de documentos de vendas e de rastreamento de vendas será útil para construir uma biblioteca de conteúdo de vendas para toda a equipe.
  • Você poderá compartilhar documentos de sua caixa de entrada do Gmail ou Outlook.
  • Ele irá alertá-lo quando os clientes em potencial se envolverem com o conteúdo enviado por você.
  • Ele fornecerá insights sobre como o conteúdo de vendas é útil para impulsionar seu processo de vendas, com que frequência o conteúdo é usado pela equipe.
  • O HubSpot tem software de vendas tudo-em-um com muitos recursos como rastreamento de e-mail, agendamento de e-mail, automação de vendas, chat ao vivo, relatórios, etc.
=> Visite o site da HubSpot

# 3) Alfresco

Ao ar livre

Características principais:

  • É um ECM de código aberto que fornece gerenciamento de documentos, colaboração, conhecimento e gerenciamento de conteúdo da web, gerenciamento de registros e imagens, repositório de conteúdo e fluxo de trabalho
  • Ele suporta o Common Interface File System (CIFS), que permite a compatibilidade de documentos com o Windows e também com os sistemas operacionais Unix.
  • Alfresco vem com suporte a API e funciona como back-end para armazenar e recuperar o conteúdo.
  • Fácil personalização e controle de versão são os melhores recursos do Alfresco, mas são bastante complexos de usar

Link oficial: Ao ar livre

# 4) LogicalDOC

LogicalDOC

Características principais:

  • LogicalDOC é um sistema baseado em Java de código aberto e pode ser acessado por qualquer navegador da web
  • Este sistema pode ser acessado em sua própria rede e permite criar e gerenciar qualquer quantidade de documentos.
  • Ajuda a melhorar a produtividade e colaboração dos sistemas de gestão de documentos.
  • Proporciona acesso rápido e fácil recuperação de conteúdos.
  • Ele usa frameworks Java como Hibernate, Lucene e Spring para fornecer uma solução de gerenciamento de documentos altamente flexível.
  • Ele vem com um conjunto de APIs bem definidas para integração com aplicativos de terceiros.

Link oficial: LogicalDOC

# 5) Escritório Feng

Escritório Feng

Características principais:

  • Feng Office é um DMS de código aberto com uma plataforma de colaboração baseada na web.
  • Alguns bons recursos do Feng Office incluem controle de tempo, gráfico de Gantt, gerenciamento de tarefas e gerenciamento de conhecimento.
  • É fácil de usar e permite que você marque itens.
  • Você pode até rastrear e enviar o conteúdo para vários usuários ao mesmo tempo.
  • A única desvantagem é que alguns de seus recursos são pagos somente a cada atualização.

Link oficial: Feng Escritório

# 6) Nuxeo

Nuxeo

Características principais:

  • Nuxeo é um sistema de código aberto que gerencia o fluxo de conteúdo ao longo do ciclo de negócios.
  • O sistema comprovado reduz o consumo de tempo necessário para pesquisa e recuperação de conteúdo.
  • Ele fornece várias maneiras de capturar o conteúdo, incluindo a digitalização de imagens.
  • O registro de auditoria é um dos bons recursos que você pode usar para rastrear o conteúdo e também é uma maneira mais fácil.
  • Atende a um rico conjunto de APIs, plataforma robusta, fácil personalização e manutenção de projetos.
  • Mas é bastante complicado para iniciantes e algumas personalizações de instância podem se tornar complexas também.

Link oficial: Nuxeo

# 7) KnowledgeTree

KnowledgeTree

Características principais:

  • Um sistema de gerenciamento de documentos de código aberto que permite rastrear, compartilhar e proteger o conteúdo.
  • Possui recursos como metadados, fluxo de trabalho, repositório de documentos controlados por versão e suporte a WebDAV.
  • Você pode recuperar o conteúdo certo na hora certa.
  • O recurso Quick-play permite ao usuário criar e gerenciar as cadências do conteúdo.

Link oficial: KnowledgeTree

# 8) Semente DMS

Semente DMS

Características principais:

  • Seed DMS é um sistema de gerenciamento de documentos de código aberto e fácil de usar.
  • Este DMS é baseado principalmente em PHP, MySQL e sqlite3.
  • Serviu como uma plataforma pronta para empresas totalmente desenvolvida para rastrear, acessar, armazenar e compartilhar documentos.
  • Pode ser considerado a próxima versão do LetoDMS e é totalmente compatível com ele.
  • Permite a edição de documentos disponíveis em formato HTML.
  • Você pode preparar uma apresentação online e isso permite a colaboração em tempo real.

Link oficial: Semente DMS

# 9) Casebox

Casebox

Características principais:

  • Casebox é uma ferramenta extensível para estender o conteúdo, projeto e gerenciamento de recursos humanos.
  • Ele é projetado para oferecer suporte a gerenciamento de tarefas, monitoramento, pesquisa de texto completo, legado de dados, etc.
  • Além disso, o Casebox vem com um excelente mecanismo de controle de versão e atende a lógica condicional para oferecer suporte ao gerenciamento de registros.
  • Casebox ajuda você a armazenar e bloquear vários arquivos em um único lugar com controle de usuário sobre ele.
  • A Casebox também oferece hospedagem segura com a ajuda da criptografia SSL em um servidor criptografado.
  • A Rede Privada Virtual (VPN) pode manter sua comunicação segura.

Link oficial: Casebox

# 10) Documentos MasterControl

Documentos MasterControl

programa para monitorar a temperatura da CPU e GPU

Características principais:

  • A MasterControl Inc. é uma empresa comercial baseada em nuvem que permite uma entrega mais rápida do produto ao reduzir o custo geral e o consumo de tempo necessário para gerenciar documentos e conteúdos.
  • Aumenta a eficiência do produto e gerencia com segurança as informações da empresa
  • Este sistema oferece recursos como controle de documentos, gerenciamento de auditoria, gerenciamento de qualidade e outros processos regulatórios.
  • Além desses, existem alguns outros recursos oferecidos por esta ferramenta, como Gerenciamento de Conformidade, Colaboração, Controle de Acesso, Gerenciamento de Impressão, Controle de Versão, Entrega e Indexação de Documentos, Colaboração e Pesquisa de Texto Completo.

Link oficial: Controle máximo

# 11) Arquivos M

Arquivos M

Características principais:

  • M-Files ajuda a gerenciar suas informações de forma segura com seu recurso de check-out.
  • Este recurso rastreia seus documentos a cada pequena e grande mudança.
  • É um sistema útil e fácil de implementar e robusto Sistema de Gerenciamento de Documentos.
  • Também está disponível para Windows e Mac, também compatível com dispositivos Android e iOS.
  • Os arquivos M podem ser facilmente integrados a outros aplicativos e evita a duplicação.

Link oficial: Arquivos M

# 12) Worldox

Worldox

Características principais:

  • Worldox é um sistema comercial e abrangente que gerencia documentos e e-mails.
  • O Worldox vem com recursos de indexação chamados Arquivamento e Retenção que torna os dados disponíveis instantaneamente sempre que necessário.
  • Ele pode ser integrado ao SharePoint e implantado com Windows, Android, Mac, iOS e Cloud.
  • Os recursos de gerenciamento de documentos do Worldox incluem gerenciamento de conformidade, controle de acesso, conversão e indexação de documentos, gerenciamento de e-mail, controle de versão e pesquisa de texto completo.

Link oficial: Worldox

# 13) Dokmee

Dokmee

Características principais:

  • Dokmee é um sistema de gerenciamento de documentos comerciais baseado em nuvem com a eficiência e segurança de seus documentos.
  • Dokmee fornece vários desktops, bem como configuração web, interface amigável, ferramentas de captura e edição.
  • O Dokmee oferece suporte a excelentes recursos de automação com indexação de núcleo e funções de pesquisa.
  • Ativa um conjunto de ferramentas de rastreamento e geração de imagens de documentos para melhor suporte.

Link oficial: Dokmee

# 14) ademerit

ademerit

Características principais:

  • Suporta o mecanismo de controle centralizado para armazenar seus documentos em um único local.
  • Seus documentos digitais podem ser organizados rapidamente com experiência lógica e disponibilizados em versões comerciais e de código-fonte aberto.
  • Os documentos digitalizados podem ser convertidos em PDFs com palavras pesquisáveis ​​usando o recurso Optical Character Recognition (OCR).
  • O sistema ágil baseado na web salva seu arquivo na nuvem, mas não faz backup automaticamente de seus dados e nenhum dado pode ser restaurado.
  • Compatível com todos os sistemas operacionais e, portanto, permite pesquisa de texto completo e controle de versão.

Link oficial: ademerit

Além desses, os 12 principais sistemas de gerenciamento de documentos, ainda temos mais alguns que podem ser adicionados à lista acima. Eu dei uma breve introdução a eles na seção abaixo.

Ferramentas Adicionais

#quinze) eFileCabinet : Esta ferramenta comercial pode ser integrada com todas as aplicações do Microsoft Office. Ele está disponível com várias versões de documentos hospedados e do lado do servidor.

Seu recurso de fluxo de trabalho exclusivo permite que você agende suas tarefas com eficiência.

Link oficial: eFileCabinet

# 16) ContractZen : Ajuda a gerenciar seus documentos importantes com todos os detalhes, como datas e conteúdo.

Você pode preparar auditorias internas e externas usando seus documentos no ContractZen.

Link oficial: ContractZen

# 17) MaxxVault : A MaxxVault fornece Enterprise Document Management Systems (EDMS), Enterprise Information Management (EMI) e Cloud Document Management Solutions para gerenciar seus documentos.

Ajuda a reduzir o custo de produtividade com suporte de automação completo.

Link oficial: MaxxVault

# 18) DocsVault : Os sistemas de gerenciamento de documentos DocsVault vêm com os melhores recursos adequados para gerenciar e rastrear seus documentos.

Envolve controle de versão, segurança de documentos, trilhas e histórico de auditoria, fluxos de trabalho de documentos eletrônicos, criação de perfis de documentos e marcação, etc.

Link oficial: DocsVault

# 19) eVault : eVault é um sistema de gerenciamento de documentos baseado na web. Ele fornece gerenciamento de conformidade, gerenciamento de hierarquia de múltiplos níveis, etc.

Como qualquer outro sistema de gerenciamento de documentos, o eVault também oferece controle de acesso, indexação de documentos, controle de versão, etc.

Link oficial: eVault

#vinte) Catalisador : A Catalyst desenvolveu vários produtos comerciais, como Catalyst Insights baseados em XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track e OnRamp.

É desenvolvido com serviços de suporte a vários idiomas.

Link oficial: Catalisador

# 21) D rupal : Drupal é um sistema de gerenciamento de conteúdo de código aberto, bem conhecido por seus recursos como Autoria de Conteúdo, Desempenho e Segurança.

Modularidade é o princípio central do Drupal. Este sistema é flexível, escalonável e fácil de usar. Você pode criar sua própria estrutura digital integrada com o Drupal.

Link oficial: Dr caiu

# 22) Virtual Escritório : O Virtual Office possui um recurso de Pesquisa para pesquisar qualquer texto, autor, atributos, etc.

Ele também fornece um bom gerenciamento de arquivos com armazenamento seguro. Corresponde ao contexto de negócios e encontra as informações rapidamente no momento certo.

Leitura adicional = >> Software de bloqueio de pasta superior para Windows 10

Link oficial: Virtual Escritório

# 2. 3) arquivo bitfarm : bitfarm-Archiv é um sistema de gerenciamento de documentos de código aberto e gerenciamento de conteúdo empresarial para arquivamento à prova de auditoria.

Alguns recursos importantes incluem arquivamento automático de várias fontes de documentos, pesquisa de texto completo, configuração flexível, etc.

Link oficial: arquivo bitfarm

É isso!! Concluímos os sistemas de gerenciamento de documentos mais populares.

Você pode escolher um ou mais de acordo com seus requisitos e ver qual será mais adequado para sua organização. Com o uso deste software, a produtividade geral aumenta e torna as tarefas muito mais fáceis e flexíveis.

Conclusão

O Gerenciamento de Documentos reduz a proporção de esforços e tempo gasto no gerenciamento de documentos e conteúdos.

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Gerenciar a papelada e rastrear registros é um trabalho tedioso para quem cuida disso, mas os softwares mencionados acima são muito úteis para torná-lo flexível em menos tempo.

Os Sistemas de Gerenciamento de Documentos capturam e organizam documentos em documentos eletrônicos para acessar, gerenciar e rastrear facilmente a qualquer momento, de acordo com sua necessidade. Captura e indexação são os grandes recursos do DMS usados ​​para combinar documentos múltiplos e maiores ao mesmo tempo.

=> Contate-Nos para sugerir uma lista aqui.

Espero que você tenha escolhido um da lista acima !!!

Leitura recomendada

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