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Este guia abrangente para gerenciamento de mudança explica o processo de gerenciamento de mudança, modelos, benefícios e 7Rs em detalhes:
O Gerenciamento de Mudanças (CM) é o conjunto de ferramentas, processos e técnicas usados para ajudar os indivíduos na transição de um estado existente na organização para um novo estado.
CM pode ser entendido como:
- Gerenciamento de configuração para gerenciamento de código e requisitos.
- Implementando mudança organizacional.
- Acompanhamento de quaisquer mudanças que ocorram na infraestrutura de TI - Gerenciamento de Serviços de TI (ITSM).
O que você aprenderá:
Visão geral da gestão da mudança
O objetivo do CM é aplicar estratégias para realizar a mudança dos objetivos, processos ou tecnologias de uma organização, supervisionando as solicitações de mudança e ajudando os funcionários a acomodar a mudança proposta.
Isso significa que é obrigatório ter:
- Um procedimento muito bem organizado para lidar com uma mudança.
- Um conjunto bem preparado de procedimentos para preparar uma resposta às solicitações.
- Um mecanismo de acompanhamento da implementação da solicitação.
Para iniciar um processo de gerenciamento de mudanças, a organização deve levar em consideração o impacto que todos os processos e sistemas alterados terão dentro da organização.
Os seguintes processos devem estar em vigor:
- Planeje a mudança
- Teste a mudança
- Comunique a mudança
- Programe a mudança
- Implementar a mudança
- Documente a mudança
- Avalie os resultados
A documentação é um aspecto importante do MC porque temos que manter o processo e também reverter caso tal ação seja necessária.
Definição de Gestão da Mudança
Com base em vários pontos de vista, o CM pode ser definido da seguinte forma:
- Do ponto de vista de um profissional de infraestrutura, é a abordagem sistemática para aprovação, teste e implementação de uma nova peça de equipamento ou nova versão.
- Do ponto de vista do projeto, é o processo usado para obter aprovação para mudanças no escopo, cronograma ou orçamento de um projeto.
- Das Metodologias - PMP, Prince2, ITIL, perspectiva ISO20000, é o processo de obter uma aprovação e implementar mudanças em um projeto ou ambiente operacional.
- Do ponto de vista do PROSCI, Association of Change Management Professionals (ACMP), do ponto de vista do Innovation and Organizational Change Management Institute (IOCMI), é o processo para ajudar as organizações a usar MC em cada nível.
- Do ponto de vista do desenvolvimento de software, é o processo que envolve o rastreamento e o gerenciamento de requisitos e códigos de mudanças.
Os processos de gerenciamento de mudanças também são responsáveis por rastrear quaisquer mudanças que ocorram em uma infraestrutura de TI. ISO 20000 é o padrão que define o objetivo do Gerenciamento de Mudanças. Para rastrear e lidar com isso de forma adequada, cada mudança feita em um conjunto de métodos e procedimentos padronizados é usada.
Em termos de alterações na documentação, o nome usado para tal alteração é gerenciamento de configuração e é obrigatório o uso de uma ferramenta de gerenciamento de alterações para lidar adequadamente com o controle de versão.
Uma ferramenta CM realizará as seguintes ações:
- Acompanhe todas as mudanças realizadas.
- Dê terreno às mudanças realizadas caso seja necessário.
- Certifique-se de que os vários caminhos estarão disponíveis para ter a possibilidade de desenvolver diferentes versões do mesmo produto ao mesmo tempo.
- Certifique-se de que as correções ou melhorias de código estejam relacionadas a defeitos, compilações e lançamentos.
Levando em consideração a introdução, deve ficar claro que para definir o termo gestão da mudança, teremos que entender o contexto em que queremos defini-lo.
Tipos de mudanças organizacionais
É uma parte do gerenciamento usada para gerenciar muitos tipos de mudança organizacional. Os tipos de mudanças organizacionais mais importantes são os seguintes:
- Mudança de desenvolvimento: Isso significa qualquer mudança no nível organizacional que trate de uma melhoria nos processos e procedimentos previamente estabelecidos.
- Mudança de transição: É a mudança que trata de mover a organização do estado existente para outro estado completamente novo, pressupondo que a organização tem um problema que pode ser resolvido mudando o estado atual.
- Mudança transformacional: É lidar com a mudança que altera fundamentalmente a cultura e o funcionamento de uma organização.
7Rs de gestão da mudança
ITIL “Business Perspectives Volume II” contém uma lista de verificação com sete perguntas simples no capítulo sobre continuidade de negócios que descreve as etapas na determinação da mudança de risco de mudança e levantamento da eficácia do processo de gerenciamento de mudança.
As sete questões são discutidas abaixo:
# 1) “Quem LEVANTOU a mudança?”
Existem muitos pontos de entrada e partes interessadas identificadas como uma fonte de mudança. Isso leva à ideia de que é obrigatório ter um sistema de coleta de todas as alterações. Tal sistema deve incorporar controles aceitáveis para lidar com alterações indiretas em áreas específicas.
# 2) “Qual é o MOTIVO para a mudança?”
Em primeiro lugar, temos que entender se a mudança pode trazer riscos sem quaisquer benefícios para o negócio. Cada mudança importante deve ser analisada em relação a um critério de análise de portfólio acordado.
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# 3) “Qual RETORNO é necessário para a mudança?”
É obrigatório entender se a mudança gera um retorno financeiro.
# 4) “Quais são os RISCOS envolvidos na mudança?”
Os riscos são classificados em riscos que podem ser aceitos ou riscos que devem ser mitigados. Uma etapa crucial na definição do perigo envolvido é analisar o impacto da mudança na infraestrutura atual. ITIL está usando o conceito de “gravidade” para riscos potenciais e problemas reais.
# 5) “Quais RECURSOS são necessários para realizar a mudança?”
Quando estamos discutindo recursos, estamos pensando nas pessoas e ativos de TI necessários para a implementação da mudança. Do ponto de vista das pessoas, temos que entender quais são as habilidades necessárias para implementar a mudança. Depois de entendermos as habilidades necessárias, temos que ter certeza de que essas habilidades estão disponíveis.
# 6) “Quem é RESPONSÁVEL pela parte de‘ construir, testar e implementar ’da mudança?”
As responsabilidades pela construção, teste e implementação das mudanças no aplicativo devem ser divididas de acordo com os requisitos de conformidade e auditoria. A segregação de responsabilidades deve ser rastreável, executável e acionável em todo o processo de gerenciamento de mudanças e liberações.
# 7) “Qual é a RELAÇÃO entre esta mudança e outras mudanças?”
Uma análise das relações de mudança precisa ser feita de dentro e além dos limites funcionais. A programação das mudanças planejadas deve ser compartilhada e, dessa forma, a análise do impacto da mudança e o relacionamento, o mapeamento pode ser parte de um banco de dados de gerenciamento de configuração (CMDB) integrado.
Responder a essas sete perguntas fornece alguns benefícios importantes:
- Os serviços são mais confiáveis e disponíveis para os clientes porque as organizações precisam usar um conjunto de métricas que fornece um meio mais objetivo de medir o risco de mudança.
- Podemos entender o quão bem nosso processo de gerenciamento de mudanças está em conformidade com o existente e identificá-los nas novas técnicas.
- Ter um processo de gerenciamento de mudanças auditável é essencial porque há uma dependência entre os negócios de serviços de TI e novos requisitos.
Modelos para gerenciamento de mudanças
O objetivo dos modelos de gerenciamento de mudanças é fornecer princípios orientadores para ajudar os gerentes a alinhar o escopo das mudanças propostas com as ferramentas existentes.
# 1) ADKAR (Prosci)
O modelo ADKAR é um modelo sequencial de gerenciamento de mudanças orientado a objetivos. Foi criado por Jeff Hiatt, fundador da Prosci.
(imagem fonte )
Conscientização e propósito desejado são mudar o estado atual, no qual estamos percebendo que uma mudança é necessária, mas o processo de mudança ainda não começou.
Durante a fase de transição, surge conhecimento e habilidade. E no futuro, haverá reforço.
META 1: Conscientização
Às vezes, a mudança é inevitável em uma organização e tirará as pessoas de sua zona de conforto. Se explicarmos o motivo por trás da mudança com bastante antecedência, os funcionários terão tempo suficiente para aceitar a mudança e se preparar para ela.
META 2: Desejo
Se os funcionários entenderem a necessidade de mudança e os benefícios incluídos nela, veremos uma atitude entusiasmada e um desejo de participar da implementação da mudança.
Se não entendermos os sentimentos do funcionário em relação à mudança e não abordarmos adequadamente seus medos e não mostrarmos como a mudança os beneficia pessoalmente, então eles não apoiarão totalmente a mudança e não terão o desejo de participar da implementação da mudança.
META 3: Conhecimento
Para implementar novos procedimentos, teremos que treinar a equipe e fornecer as melhores práticas para que possam entender como implementar a mudança.
META 4: Habilidade
É preciso prática para traduzir conhecimento em habilidade. É melhor ter alguma simulação para analisar os resultados e fazer ajustes. Temos que monitorar os funcionários quando eles iniciaram a implementação das mudanças e com base no feedback construtivo podemos melhorar o processo.
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META 5: Reforço
A ideia por trás desse objetivo é incentivar os funcionários a continuar acompanhando as mudanças ao longo do tempo.
# 2) Modelo de transição de pontes
O modelo de transição de pontes foi desenvolvido por William Bridges. É um modelo centrado nas pessoas. O objetivo principal é gerenciar a transição da experiência das pessoas para a mudança. A força desse modelo é que ele está focado na transição, não na mudança.
A ideia do Bridges é que as pessoas sigam as etapas no seu próprio ritmo. O modelo identifica 3 estágios de transição:
- Etapa 1: Terminar, Perder e Deixar Ir
Quando os funcionários tiverem pela primeira vez a apresentação da mudança, eles entrarão nesta fase inicial de transição. Eles serão resistentes porque de alguma forma são forçados a fazer algo com o qual não estão em conformidade. Os funcionários precisam entender e aceitar que algo está acabando antes de aceitar a nova ideia.
- Estágio 2: Incerteza ou Zona Neutra
Este estágio é como uma ponte entre o antigo estado e o novo estado. Os funcionários ainda estão apegados ao antigo, mas estão tentando se adaptar ao novo estado. Este é um momento perfeito para os funcionários serem incentivados a experimentar uma nova forma de trabalhar. O feedback é muito importante nesta fase.
- Etapa 3: Aceitação ou Novo Começo
É o momento em que os funcionários começam a aceitar a iniciativa de mudança. Os funcionários estão desenvolvendo as habilidades necessárias para novos procedimentos.
# 3) Biblioteca de infraestrutura de TI (ITIL)
Este é o framework que contém orientações detalhadas para gerenciar as mudanças nas infraestruturas e operações de TI.
ITIL 4 foi lançado em 2019 e tem como principais pontos-chave o foco na automatização de processos, melhoria da gestão de serviços e integração do departamento de TI ao negócio.
ITIL 4 contém nove princípios orientadores e são apresentados na figura abaixo:
(imagem fonte )
Antes de implementar o ITIL em uma organização, é obrigatório responder a algumas perguntas relacionadas a como, quais problemas na organização estão tentando resolver e qual é o caminho para a melhoria contínua do serviço.
# 4) Modelo de mudança de 8 etapas de Kotter
John Kotter introduziu o Modelo de Mudança de 8 Passos, que desenvolveu com base na pesquisa de 100 organizações que estavam em processo de mudança.
Kotter sugere que devemos trabalhar muito na Etapa Um antes de passar para as próximas.
A figura abaixo explica o modelo de 8 etapas de Kotter:
Ele delineou o modelo de mudança de 8 etapas para demonstrar que a mudança não é um processo simples e rápido. Para realizar a mudança de negócio, devemos ter cuidado, pois é um grande investimento e de alto custo.
Processo de Gestão de Mudanças
Cada área de negócios possui algumas ferramentas e aplicativos específicos para CM. Apresentaremos aqui alguns exemplos que nos ajudarão a descobrir como CM está trabalhando para infraestrutura de TI, desenvolvimento de software e coordenação de projetos.
Para gerenciamento de projetos
O gerenciamento de mudanças desempenha um papel importante nas atividades realizadas para o gerenciamento de projetos. A pessoa que gerencia o projeto deve analisar cuidadosamente as solicitações de mudança e determinar o efeito gerado pela mudança para o projeto.
As áreas do projeto que podem ser afetadas pela mudança são:
- O escopo do projeto: Como a solicitação de mudança afetará o escopo do projeto?
- O cronograma do projeto: Como as solicitações de mudança irão alterar a programação?
- Os custos do projeto: Como a solicitação de mudança modificará o custo do projeto?
- Qualidade : Como a solicitação de mudança afetará a qualidade do projeto final?
- Recursos Humanos : Determine se recursos humanos adicionais ou especializados são necessários.
- Comunicações: Após a aprovação das solicitações de mudança, isso deve ser comunicado às partes interessadas apropriadas no momento apropriado.
- Risco : Determine os riscos gerados por solicitações de mudança: riscos logísticos, financeiros ou de segurança.
- Compras : Uma solicitação de mudança pode afetar os esforços de aquisição de materiais e mão de obra contratada.
- Acionistas : As solicitações de mudança podem gerar perda das partes interessadas e podem afetar o apoio das partes interessadas ao projeto.
O gerente de projeto deve documentar as solicitações de mudança aprovadas e também as recusadas.
Para desenvolvimento de software
Uma mudança é uma solicitação de algo diferente do que foi combinado no início do projeto, sprint, fase (depende do contrato do cliente).
Apresentaremos aqui um novo termo: Mudar o pedido. Um pedido de mudança é uma parte do trabalho que deve ser adicionada ou excluída do escopo original de um contrato.
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Estamos perguntando o que significa mudança no desenvolvimento de software:
- Mudança nas especificações, requisitos de negócios
- Mudança no requisito
- Mudança do design do aplicativo
- Mudança de código
- Mudança de teste
- A mudança pode ser originada por:
- Clientes
- Comercial
- Equipe de projeto
- Equipe de teste
A metodologia ágil inspira mudanças nos requisitos, mudanças durante o processo de desenvolvimento de software e também mudanças na Interface do Usuário (IU). As histórias são usadas para rastrear solicitações de mudança.
Depois que o cliente, gerente de projeto ou outras partes interessadas decidiram que o pedido de mudança é valioso, as seguintes etapas devem ser realizadas:
- Realizar análise de impacto
- Crie uma lista clara de qual será o impacto da mudança para:
-
- Cronograma do projeto (pode ser prorrogado)
- Preços (deve ser comunicado às partes interessadas)
- Escopo (é possível ter recursos que podem ser removidos para incluir o novo)
Dependendo do tipo de projeto e indústria, também é possível ter etapas adicionais após a aprovação do pedido de alteração.
Um dos pontos-chave no processo de pedido de mudança é o processo de aprovação. A solicitação de mudança precisa ser aprovada. Para este processo de aprovação, é obrigatória a criação de uma entrada da solicitação de mudança com documentação detalhada.
A documentação detalhada deve conter informações sobre o preço da solicitação de mudança, o escopo da solicitação de mudança, o tempo necessário para resolver a solicitação de mudança e análise detalhada do impacto da solicitação de mudança no sistema.
As alterações são originadas de várias fontes, incluindo clientes, usuários finais, equipe de projeto ou equipe de teste.
Mudanças de clientes e usuários finais geralmente são mudanças nos requisitos. As mudanças vindas das equipes de projeto geralmente são mudanças de design. Mudanças vindas da equipe de teste podem solicitar mudanças de código. As alterações devem ser comunicadas ao Gerente de Projeto de Software (SPM). Um formulário de Solicitação de Mudança (CR) deve ser usado.
A Solicitação de Mudança (CR) deve conter pelo menos as seguintes entradas:
- Um número de série usado para identificação exclusiva da Solicitação de Mudança.
- Uma descrição clara da solicitação de mudança.
- A data em que a Solicitação de Mudança foi feita.
- Normalmente, a solicitação de mudança deve ser alocada a alguém para análise. É obrigatório ter uma lista com algumas entradas relacionadas aos detalhes de alocação. Esta lista contém:
- Data de alocação
- Data de conclusão
- Pessoas a quem a solicitação de mudança é alocada para análise
- Uma solicitação de mudança deve ser alocada a alguém para aprovação. Portanto, teremos que rastrear as entradas de aprovação:
- Data de alocação para aprovação
- Data de conclusão
- A pessoa responsável pela aprovação
- Uma solicitação de mudança deve ser alocada também para uma resolução. Portanto, teremos que rastrear as seguintes entradas para resolução:
- Data de alocação para resolução
- Data de conclusão
- A pessoa responsável pela resolução
- Uma solicitação de mudança deve ser alocada também para revisão por pares. S o teremos que rastrear as seguintes entradas para a revisão por pares:
- Data de alocação para revisão por pares.
- A data de conclusão da revisão por pares.
- A pessoa responsável pela revisão por pares.
- Uma solicitação de mudança deve ser alocada também para teste de regressão. Portanto, teremos que rastrear as seguintes entradas para o teste de regressão:
- Data de alocação para teste de regressão.
- A data de conclusão do teste de regressão.
- A pessoa responsável pelo teste de regressão.
- Uma solicitação de mudança deve ter um status claro. O status pode ter um valor do seguinte conjunto (aberto, fechado ou em análise, aprovação, resolução, revisão por pares, teste de regressão)
- Ao encerrarmos a solicitação de mudança, teremos que mencionar a data de encerramento.
Para uma melhor organização, após o recebimento do CR este deve ser cadastrado em uma ferramenta.
Em seguida, a análise deve ser feita para entender se a implementação é viável ou não, o cronograma e o esforço necessário para a implementação e o impacto do CR no cronograma e custo do projeto.
O status de implementação e o progresso da resolução de CR são relatados por meio de Relatórios de Status Semanais aos executivos envolvidos.
Para infraestrutura de TI
As ferramentas de gerenciamento de mudanças são usadas para rastrear as mudanças feitas na infraestrutura de hardware de um departamento de TI. Todas as alterações feitas na infraestrutura devem ser avaliadas, aprovadas, documentadas, implementadas e revisadas sistematicamente. As alterações feitas nas configurações de hardware são chamadas de gerenciamento de configuração (CM).
Dificuldades na gestão da mudança
Existem muitas dificuldades no gerenciamento de mudanças porque muitos funcionários não aceitam as mudanças. É difícil mudar se não entendemos que temos que mudar nosso pensamento. Com uma abordagem estratégica para a mudança, a adoção de novos processos pode ser fácil. É necessária uma comunicação clara para adotar mudanças.
Abaixo está uma lista de desafios e dificuldades:
- Conflitos: A mudança pode mostrar emoções como confusão e preocupação. O conflito é uma reação típica de confusão e preocupação não intencional. O líder deve ajudar a equipe a vencer as dificuldades. Os conflitos vão atrapalhar nossa programação. Esta é a razão pela qual devemos agir para mitigar os problemas.
- Planejamento: A mudança não terá nenhuma mudança para implementação sem um plano correto. Os benefícios de um procedimento sistemático devem ser claramente explicados.
- Falta de comunicação: Se a comunicação não for boa, as especulações e os rumores farão parte da organização, e a falta de confiança tornará difícil para os funcionários aceitar a mudança.
- Resistência: A resistência precisa ser tratada, caso contrário, ela criará muitos problemas para mudar.
Benefícios do processo de gestão da mudança
Um fator-chave do CM é que ele fornece uma estrutura conceitual para as pessoas, o processo e a organização que implementa a mudança.
Benefícios para a organização:
- A mudança é um processo planejado e gerenciado. Os benefícios da mudança são conhecidos antes da implementação e servem como motivação para todo o processo.
- A organização pode responder rapidamente às demandas dos clientes.
- Os recursos podem ser alinhados com os objetivos da organização.
- O desempenho dos funcionários aumenta quando eles se sentem apoiados e entendem o processo de mudança.
- A mudança pode ser implementada sem um impacto negativo no dia a dia dos negócios.
- Permite que a organização avalie o impacto geral de uma mudança.
- A eficácia organizacional é aprimorada.
- A eficiência organizacional é mantida.
- Redução do tempo necessário para implementar mudanças.
- A possibilidade de uma mudança malsucedida é reduzida.
- O atendimento ao cliente é ampliado e o atendimento aos clientes vem de funcionários confiantes e capacitados.
- Aumento do retorno do investimento (ROI)
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Benefícios para funcionários:
- Caso a mudança seja bem gerenciada, ela pode minimizar a resistência à mudança.
- O gerenciamento de mudanças eficaz oferece suporte a uma transição rápida do antigo para o novo e pode manter a produtividade.
- Fornece suporte aos funcionários para questões relacionadas a mudanças.
- Um processo de CM eficiente cria um entendimento correto da mudança para a equipe e o público.
- Ajuda a planejar estratégias de comunicação eficientes.
- Melhora a qualidade do trabalho.
- Melhora a colaboração e a comunicação.
perguntas frequentes
P # 1) O que é gerenciamento de mudanças?
Responda: CM é o conjunto de ferramentas, processos e técnicas usados para ajudar os indivíduos na transição de um estado existente na organização para um novo estado.
Existem alguns aspectos importantes:
- Gerenciamento de configuração: Gerenciando código e requisitos.
- Implementando mudança organizacional.
- Acompanhamento de quaisquer mudanças que ocorram na infraestrutura de TI - Gerenciamento de Serviços de TI (ITSM).
P # 2) Qual é o processo de gerenciamento de mudanças de software?
Responda: O gerenciamento de mudanças de software é o processo de classificação das mudanças de acordo com os critérios do projeto, como cronograma e custo.
P # 3) Qual é a diferença entre controle de mudanças e gerenciamento de mudanças?
Responda: CM é uma forma de compreensão, ajuste e adaptação a um novo estado normal após a transformação de uma organização. O controle de mudanças é o processo de como as mudanças nos requisitos são armazenadas, analisadas, gerenciadas e incluídas no roteiro e no cronograma de implementação.
P # 4) Quais são os 3 tipos de mudança?
Responda: Os tipos de mudanças subsequentes incluem mudança de desenvolvimento, mudança transicional e mudança transformacional.
Conclusão
O gerenciamento de mudanças pode aumentar o sucesso de organizações e projetos aplicando ferramentas estruturadas, implementando vários métodos e projetando processos claros. A alta administração deve planejar a implementação da mudança de forma que os funcionários sintam que a mudança trará alguns resultados positivos para eles.
Existem vários modelos de gerenciamento de mudanças. Durante o planejamento, esses modelos devem ser levados em consideração.
Um ponto-chave no CM é envolver as pessoas no processo de mudança. A mudança em uma organização não pode ser alcançada sem o apoio dos funcionários e da gerência. O plano correto de CM ajuda a garantir que o processo de mudança seja iniciado e gerenciado pelas pessoas certas no momento certo.
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