executive assistant skills
Saiba mais sobre as funções e responsabilidades, salário e habilidades essenciais necessárias para se tornar um assistente executivo de sucesso:
A função dos Assistentes Executivos evoluiu nos últimos anos. De meramente atender chamadas e saudar os hóspedes do escritório, eles se tornaram hoje um parceiro estratégico, solucionador de problemas e confidente de confiança. Eles têm mais valor agora do que antes. Sua função se metamorfoseou para ser mais estratégica do que a de apoio.
Os executivos de hoje dependem muito de seus assistentes para muito mais do que apenas ajuda administrativa. Eles dependem de seus EAs para sua experiência técnica, conselho estratégico e análise crítica das situações também. Sua função se estende até se envolver em uma ampla gama de coisas e questões variadas, como comunicações internas, gerenciamento de projetos, planejamento de eventos, etc.
O que você aprenderá:
- Funções e responsabilidades do assistente executivo
- Salário do Assistente Executivo
- Lista de habilidades do assistente executivo
- Habilidades de um excelente assistente executivo
- O que torna um assistente executivo um Rockstar?
- Conclusão
Funções e responsabilidades do assistente executivo
Seu trabalho é descrito como o papel de poder. Portanto, é inevitável que os assistentes executivos tenham algum conjunto de habilidades especiais para trabalhar em tudo. Se você está planejando ser um, aqui está uma lista de habilidades básicas e essenciais que você deve possuir. Mas antes disso, você deve saber quais são as responsabilidades de um assistente executivo.
Responsabilidades de um assistente executivo
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Embora a função e as responsabilidades de um assistente executivo tenham crescido muito nos últimos anos, algumas das básicas permaneceram as mesmas.
As responsabilidades incluem:
- Preparar documentos como relatórios financeiros, faturas, memorandos, cartas, relatórios, etc.
- Cuidar das chamadas quando necessário, como atendê-las, encaminhá-las ou passar as mensagens.
- Cuidando da contabilidade básica.
- Reúna e arquive registros, relatórios e documentos da empresa.
- Preparação de documentos para revisão e apresentação após pesquisa e condução de dados.
- Ajude os executivos a se preparar para as reuniões.
- Gravando atas de reunião com precisão.
- Consertando compromissos.
- Usando computadores para vários trabalhos.
- Fazendo planos de viagem.
- Gerenciar banco de dados, solicitar suprimentos e realizar tarefas de escritório semelhantes.
- Verificar, classificar e distribuir comunicações como fax, e-mail, cartas, etc.
Salário do Assistente Executivo
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Os empregos de assistente executivo estão em segundo lugar na lista dos empregos mais bem remunerados do mercado e não precisam de um grau específico ou nível de educação. O salário de um EA varia em diferentes setores. Eles podem ganhar entre $ 55.000 a mais de $ 70.000.
Lista de habilidades do assistente executivo
Ser assistente executivo é um trabalho exigente. Portanto, se você está empenhado neste trabalho, existem algumas habilidades básicas que você deve ter.
Essas habilidades são explicadas em detalhes abaixo:
# 1) Uma tendência para palestras
Um assistente executivo é como um porta-voz e suas palavras são consideradas de seu chefe. Portanto, grandes habilidades de comunicação de um nível de especialista com etiquetas adequadas ao telefone e linguagem polida são essenciais. Você deve ser persuasivo e ser capaz de colocar tudo na mesa com precisão e clareza.
Freqüentemente, os assistentes precisam assumir as funções de fato de comunicações internas em nome de seus chefes. Além disso, os executivos desejam verificar suas idéias ou obter sua opinião sobre algo vital. Portanto, eles devem ser capazes de expressar honestamente seu ponto de vista.
# 2) Habilidades impecáveis para organizar e priorizar
Esta é uma necessidade absoluta para assistentes executivos, pois eles têm uma função em ritmo acelerado e em constante mudança. Então, eles não podem perder tempo sendo desorganizados. Um bom executivo deve estar impecavelmente organizado.
Eles precisam priorizar as tarefas de acordo com o foco e concluí-las uma a uma. Eles ajudam seu chefe na priorização de tarefas e, portanto, eles têm que fazer o mesmo antes. Assim, permite que ajudem seu chefe a minimizar a distração e se concentrar apenas nas questões mais urgentes e nas atividades de maior influência.
Isso requer um bom senso para decidir o que precisa de atenção e o que você pode simplesmente desligar. O auxiliar deve colaborar com o chefe para priorizar o trabalho. Para ser bom em priorizar seus objetivos gerais, você deve estar claro, porque sem objetivos claros você não pode fazer isso.
# 3) Multitarefa
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Bem, multitarefa é um mito porque nosso cérebro só pode lidar com um trabalho complexo de cada vez. Mas algum grau de multitarefa é essencial no papel de um assistente executivo. Agora, você pode fazer isso combinando duas tarefas simples.
Por exemplo, você está em uma chamada e a pessoa do outro lado colocou sua chamada em espera. Aproveite para responder alguns e-mails ou fazer reservas de viagens. Você deve priorizar seu trabalho e concluí-los um por um. Mas misturar algumas tarefas sem sentido vai economizar muito tempo.
# 4) Proficiente em tecnologia
Os assistentes executivos devem ser adeptos das habilidades de tecnologia, pois precisam criar relatórios da empresa, realizar entradas de dados, gerenciar calendários, etc. Portanto, você deve estar intimamente familiarizado com as ferramentas do MS Office, a Internet, etc. Eles também precisam trabalhar frequentemente com o sistema de Gestão de Relacionamento com o Cliente, help desk virtual e plataforma de atendimento ao cliente.
E é por isso que um assistente executivo deve ter um conhecimento profundo de sistemas operacionais, software, navegadores e assim por diante.
# 5) Olho para os detalhes
As comunicações de parceiros e clientes são confidenciais, portanto, ao lidar com elas, é necessário ser orientado para os detalhes. Isso os ajuda a evitar erros de digitação e erros gramaticais. Ter um olho para os detalhes também ajuda em outros trabalhos, além de garantir que você forneça entradas de trabalho confiáveis e precisas.
Erros não apenas diminuiriam sua reputação, mas também farão seu chefe questionar sua confiabilidade.
# 6) Decisivo e rápido
Ser um Assistente Executivo é como correr em um ritmo acelerado o tempo todo. Eles não têm tempo para ser lentos ou vagos. Você deve ser capaz de avaliar a situação, coletar as informações necessárias, fazer perguntas importantes e agir rapidamente.
Você pode nem sempre ter todas as informações necessárias, mas sempre terá que agir com confiança e rapidez. Você não terá o luxo de esperar por mais clareza ou pior, até mesmo permissão às vezes.
Habilidades de um excelente assistente executivo
Existem assistentes executivos e, em seguida, há assistentes executivos excepcionais. Os que se destacam são aqueles que possuem algumas outras habilidades além das mencionadas acima.
# 1) Recursos
Assistentes executivos são frequentemente solicitados a realizar tarefas impossíveis. E você não pode reclamar porque faz parte do trabalho, vem com o território. Você precisa ter contatos, pessoas de quem possa ganhar favores. Você deve estar ciente de todos os lugares certos para coisas diferentes, a quem abordar, como negociar e onde procurar. É assim que você será capaz de puxar o impossível.
# 2) Fique calmo
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Os executivos costumam ter empregos de alta pressão e muitos deles também são exigentes. Essa pressão e demandas são repassadas aos assistentes. Muitos dias serão como uma simulação de incêndio. Portanto, você deve manter-se calmo. Só assim poderá cumprir prazos e terminar tarefas.
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# 3) Considere o quadro geral
Assistentes executivos trabalham com todos os níveis de funcionários e vários departamentos. Para lidar com as coisas de maneira eficiente em nome de seu chefe, você deve ter um bom entendimento do negócio. Se você não consegue entender algo, combine um almoço com alguém que entenda e converse com ele.
Você também pode fazer o mesmo com alguém de todos os departamentos. Isso o ajudará a obter mais conhecimento sobre como a equipe desempenha um papel vital na missão maior da empresa. É uma das melhores formas de networking. Você deve ter algum conhecimento fundamental de tudo para que possa oferecer percepções vitais a seus superiores e chefe.
# 4) Discrição Rígida
Os executivos lidam constantemente com informações confidenciais e isso significa que os assistentes também têm acesso a elas. Todas as informações privilegiadas devem ser tratadas com delicadeza.
O sucesso de um assistente executivo é baseado na confiança. Ser descuidado com informações confidenciais pode não apenas quebrar essa confiança, mas também custar seu trabalho. E se, por engano, você cometeu um deslize, aceite-o. Avise seu chefe antes de qualquer outra pessoa e encontre um remédio para ele.
# 5) Antecipe
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Os Assistentes Executivos prosperam quando podem prever os eventos possíveis e antecipar os problemas antes mesmo de se voltarem para questões totalmente desenvolvidas. Eles devem ser capazes de prever situações e pessoalmente também.
Antecipação situacional é quando você antecipa as possibilidades de um problema ocorrer e trabalha proativamente para impedi-lo de acontecer. A antecipação pessoal é conhecer as idiossincrasias e preferências de seu chefe. Em ambos os cenários, você deve ser capaz de interrompê-lo no estágio inicial, o que evitará inúmeras dores de cabeça ao longo do caminho.
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# 6) Flexibilidade
O trabalho de um assistente executivo é amplo e diferente. Isso significa que você terá que girar 360 graus a qualquer momento. As coisas mudam com um estalar de dedos e os assistentes precisam se ajustar e responder de acordo.
Eles devem ser capazes de mudar o que procuram rapidamente. Por exemplo, você pode estar se esforçando para fazer alguma coisa, então seu chefe chega e exige que você termine alguma outra tarefa com urgência. Você deve ser capaz de pausar o trabalho disponível para concluir o trabalho recém-atribuído. Mas então você também deve ser capaz de voltar ao que estava fazendo.
O que torna um assistente executivo um Rockstar?
Ser um assistente executivo não é fácil, mas ser um assistente rockstar exige muito mais. Quando você é tão bom, seu chefe depende de você para muitas coisas. Nesse caso, você não pode cair para trás ou ficar lento. Você precisa estar um passo à frente e ser um assistente rockstar.
# 1) Seja proativo
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Para ser um assistente de rockstar, você precisa ter uma mente própria. Você nem sempre pode depender de seu chefe para lhe dizer o que precisa ser feito. Muitas coisas podem dar errado no dia de um executivo e é por isso que a antecipação é vital.
No entanto, é igualmente importante ter a abordagem certa para os problemas. Sempre tente estar pronto com uma solução antes mesmo de você ser solicitado e tente ter alternativas prontas também.
# 2) Tenha uma pele grossa
Assistentes executivos encontram vários tipos de pessoas todos os dias e nem todo mundo age bem com eles. Algumas pessoas podem estar tendo um dia ruim ou algumas são naturalmente mal-humoradas por natureza. Para lidar com essas pessoas, você deve aprender a não levar nada para o lado pessoal. Freqüentemente, eles precisam de alguém para desabafar. Você não deve permitir que esse tipo de crítica o prejudique.
Caso contrário, você sempre estará exausto, abatido e irritado. Você também ficará atrasado em seu trabalho. Então, se você encontrar essas pessoas, dê uma caminhada ou tome um café, medite ou qualquer coisa que o ajude.
# 3) Esteja disposto a ir mais longe
Um bom assistente deve estar sempre disposto a aprender. Essa é a única maneira de ficar à frente de novos softwares, procedimentos e tecnologia. Portanto, você deve ser um pensador independente que nem sempre precisa de alguém para orientá-lo.
Às vezes o trabalho pode ser opressor, nessas horas, fique calmo, priorize, depois delegue a tarefa e faça o acompanhamento proativamente. Você deve ser incansável na resolução dos problemas, evitando a crise e mantendo os compromissos. Em poucas palavras, você precisa estar disposto, confiável, inteligente e bem confiante. Essa é a única maneira de você ser um ativo para a organização.
# 4) Voluntário para projetos especiais
Se houver um projeto especial em andamento e o executivo não tiver pessoal suficiente para se dedicar a ele, torne-se um voluntário. Será um pouco demais para você se envolver no projeto enquanto mantém seu antigo emprego, mas nunca considere nenhum trabalho muito pequeno.
Perguntas Mais Frequentes
Q # 1) Quais são as três principais habilidades de um Assistente Executivo?
Resposta: As habilidades incluem:
- Deve ser adepto da tecnologia.
- Bom em comunicação verbal e escrita.
- Eles devem saber como organizar tudo.
P # 2) Por que os assistentes são importantes para os executivos?
Responda: Os assistentes atendem às necessidades de seus chefes indefinidamente e também antecipam suas necessidades. Eles mantêm seus chefes informados e pontuais para tudo. Em termos simples, é função de um assistente manter o CEO organizado e fazê-los parecer bem.
P # 3) Como se tornar um assistente executivo do CEO?
Responda: Você deve ter pelo menos um diploma de bacharel com boas habilidades de comunicação e domínio do idioma. Ter um diploma avançado também ajuda.
P # 4) Qual é o significado de um assistente executivo de nível C?
Responda: Também conhecido como C-suit, é um adjetivo para descrever executivos de alto escalão em uma organização. C significa chefe. Diretores ou executivos de nível C são considerados poderosos e influentes.
Conclusão
Como assistente executivo, você trabalhará com vários aplicativos, ferramentas e programas. Além disso, você precisa trabalhar em suas habilidades interpessoais, pois é igualmente importante. Você pode aprender a usar um novo programa que o ajudará a realizar multitarefas. Mas para ser o melhor assistente executivo, você deve ser capaz de prever o que seu chefe precisará em seguida.
Você deve sempre saber lidar com pessoas difíceis e também compreender a importância da privacidade. Essas são as habilidades essenciais para um grande assistente executivo.
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